Wer Sitzungen, Besprechungen, Meetings treffend dokumentiert, hat buchstäblich das Heft in der Hand! Sie bestimmen, auf welcher Grundlage künftig entschieden wird. Protokolle schreiben lohnt sich also. Meine fünf besten 5 Tipps dazu:
1. Verhandeln Sie vorab mit Ihren künftigen Lesern, wie lange das Protokoll sein soll.
Das ist der beste Weg, zu lange oder zu kurze Protokolle und das anschließende Gemecker daran zu vermeiden: Fragen Sie, wie viel Seiten die Gesprächsteilnehmer zu lesen bereit sind. Eine Beschränkung auf 1 Seite zum Beispiel bedeutet, dass nicht jeder Beitrag erwähnt, sondern nur ein grober Verlauf des Gesprächs skizziert wird.
Unter Begriffen wie „Ergebnisprotokoll“ oder „Verlaufsprotokoll“ versteht jede/r etwas anderes, doch eine Seitenbeschränkung setzt ein klares Signal, wie das Protokoll später aussieht.
Wenn das nicht möglich ist, hier 2 Tipps extra:
- Ja, die Ausführlichkeit darf von TOP zu TOP variieren. Man muss nicht überall mit dem gleichen „Zoom“ ran.
- Als Faustregel gilt: Je konflikthaltiger eine Gesprächssituation, desto ausführlicher wollen es Ihre Leser haben. Man will genau wissen, wer welche Position vertritt und warum. Umgekehrt gilt: Je mehr Einigkeit oder ein sachlicher, konstruktiver Problemlösungsmodus vorherrscht, desto weniger ausführlich muss es sein.
2. Schreiben Sie bloß nicht alles mit – verwenden Sie lieber „Sortier-Tabellen“.
Wer alles mitschreibt, hat schon verloren. Protokolle arbeiten mit Verkürzungen und Zusammenfassungen. Es gilt, das Relevante herauszufiltern und stichpunktartig zu notieren, und zwar so, wie man es später lesen will.
Ein Beispiel:
80 % aller Gespräche sind „Problemlösungsgespräche“. Man kommt zusammen, um gemeinsam die beste Lösung zu finden. Das ergibt schon mal einen Filter: Alles, was nicht dem Finden der besten Lösung dient, kann schon mal weg.
Solche Problemlösungsgespräche gehen in der Regel durch chaotische Phasen: Vorschläge kommen auf den Tisch, werden kreuz und quer kommentiert, angenommen, weiterentwickelt oder verworfen. Bei allem Chaos sind es aber einzelne Vorschläge, die auf Feedback stoßen. Mehr nicht! Genau das kann ich cool in einer Tabelle abbilden: Alle Vorschläge horizontal auflisten, das Feedback darunter vertikal einsortieren, zustimmende Argumente bekommen ein Smiley, ablehnende Argumente ein Hängemündchen – oder was immer ihnen gefällt.
Die Logik dabei: Schon beim Notieren sortiere ich chaotische Gespräche in genau die Struktur, in der ich sie später lesen möchte. Spart tonnenweise Zeit bei der Niederschrift!
3. Intervenieren Sie, wenn der rote Faden reißt.
Das sollte zwar die Gesprächsleitung übernehmen, doch als Protokollperson merken sie als Erste, wenn:
- Das Gespräch von Stöckchen zu Steinchen hüpft
- Ein neues Fass aufgemacht wird
- Eine redende Person sich unklar ausdrückt
- Noch keine nennenswerte Lösung gefunden wurde
Nur Mut beim „Stop-Rufen“! Meine Erfahrung: Alle Gesprächsteilnehmer werden es Ihnen danken.
4. Schreiben Sie das Ergebnis zuerst.
Ein kleiner Trick, der Ihre Niederschrift massiv beschleunigt. Sie fangen quasi „unten“ an: Sie schreiben zuerst das Ergebnis, den Beschluss, die getroffenen Vereinbarungen UND DANN ERST das Nötige zum Gesprächsverlauf. Dieser bildet ab, WIE das Ergebnis zustande gekommen ist.
Wenn Sie so vorgehen, werden Sie den Gesprächsverlauf ganz konzentriert und so reduziert darstellen. Ihr Protokoll bekommt Biss, Zugkraft und Form.
Und Sie schaffen es, selbst komplexe Gespräche mit einem Minimum an Zeit und Aufwand abzubilden.
5. Vermeiden Sie Passiv, wo es nur geht.
… die Fragebögen wurden ohne Konsultation mit den Mitarbeitern erarbeitet. Als Folge davon gab es Kritik und mangelnde Kooperationsbereitschaft. Es wird vorgeschlagen, dass die Fragebögen noch einmal überarbeitet werden. Dann sollte die letztendliche Entscheidungsbefugnis zugebilligt werden. Dadurch werden hoffentlich genauere Umfrageergebnisse erzielt.
So lesen sich viele Protokolle – und so wirken sie als Schlafmittel. Passiv macht die Leser Passiv. Nennen Sie also, wo immer es geht, Ross und Reiter. Und umschreiben Sie die Anwesenden mit irgendeiner Bezeichnung, die das Aktiv erlaubt, zum Beispiel:
… die Fragebögen hat die Personalabteilung ohne Konsultation mit den Mitarbeitenden erarbeitet. Als Folge davon äußerten sie Kritik und zeigten mangelnde Kooperationsbereitschaft. Wir haben heute beschlossen: Das Team selbst soll die Fragebögen noch einmal bis zum 15. Juni überarbeiten. Die Personalabteilung kann dann entscheiden, was sie davon übernimmt. So können wir alle – hoffentlich – genauere Umfragewerte erzielen.
Got it? Viel Erfolg!
Schreiben bei Ihnen viele Leute Protokolle? Möchten Sie Einheitlichkeit, Stringenz und gesteigerten Nutzwert in Eurer Dokumentation? Dann buchen Sie den Workshop Tools für tolle Protokolle – lohnt sich garantiert!
